Salah satu pertanyaan paling banyak muncul di WhatsApp kami setelah lead melakukan survey? Pertanyaan soal overtime. Beberapa contoh pertanyaan nyata dari calon penyewa:
"Kalau acaramu 4 jam, tapi takutnya berdiri terus sampai lama, mau bayar extra 1 jam?"
"Itu berarti kalau melewat 5 menit langsung bayar per jam penuh ya?"
Pertanyaan ini berasal dari data riwayat percakapan lead di PIC Creative Space selama 7 hari terakhir, plus tren pencarian Google "gathering Jakarta" yang sedang rising 38/100. Orang butuh kepastian — berapa sih biaya overtime, dan bagaimana hindarinya sama sekali?
Artikel ini menjawab semua pertanyaanmu tentang overtime, lengkap dengan contoh perhitungan, harga per ruang, dan tiga (3) tips praktis agar acaramu tak pernah terlambat lagi.
Q: Bagaimana Cara Hitung Biaya Overtime di PIC Creative Space?
Ini sederhana. Di PIC Creative Space, overtime dihitung per jam dari menit pertama — artinya, sepelekah pun kamu melewati batas jam booking, kamu bayar satu (1) jam penuh. Jadi, jika acaramu terlambat 30 detami saja? Kamu tetap bayar 1 jam penuh sesuai tarif normal.
📌 Tarif overtime = tarif normal per jam. Promo, diskon, atau paket khusus tidak bisa digabungkan.
Contoh perhitungan:
- Kamu sewa The Sanctuary selama 4 jam (09.00–13.00), tarif normal Rp 1.900.000/jam
- Acara berjalan sampai pukul 13.30 (30 menit lewat)
- Biaya overtime = 1 × Rp 1.900.000 = Rp 1.900.000
Tidak ada perhitungan pecahan menit — konsepnya "ceiling" 1 jam. Ini untuk menjaga fleksibilitas tim operasional dan jaga kualitas fasilitas yang tersisa.
Q: Berapa Harga Overtime Per Jam?
Harga overtime adalah setara dengan tarif per jam ruangan yang kamu sewa, sesuai tabel di bawah ini:
| Ruangan | Tarif Normal/Jam | Overtime/Jam (sama) | Kapasitas |
|---|---|---|---|
| The Sanctuary | Rp 1.900.000 | Rp 1.900.000 | 150 pax |
| The Dwelling | Rp 800.000 | Rp 800.000 | 30 pax |
| The Salt | Rp 500.000 | Rp 500.000 | 8 pax |
| The Light | Rp 550.000 | Rp 550.000 | 8 pax |
| Salt & Light (gabung) | Rp 750.000 | Rp 750.000 | 16 pax |
💡 Fakta kuncu: Semua pembayaran di PIC Creative Space bersifat NON-REFUNDABLE, NON-RESCHEDULABLE, dan NON-CANCELLABLE (kecuali force majeure). Jadi, hindari overhead biaya overtime sejak perencanaan!
Q: Cara Hindari Overtime? Ini 3 Tips yang Selalu Kami Rekomendasikan
Berdasarkan lebih dari 194 pesan masuk dari lead akhir-akhir ini, tiga tips berikut paling efektif:
✅ Tip 1: Atur Rundown Detail dengan Technical Meeting (TM)
Technical Meeting wajib dilaksanakan 1 jam sebelum hari H — bisa onsite atau online. Gunakan sesi ini untuk memastikan:
- Setiap sesi presentasi ada timing-nya (misal: 20 menit presentasi + 5 menit Q&A)
- Setup mikrofon dan proyektor sudah selesai 15 menit sebelum acara dimulai
- Semua tim produksi tahu deadline handover ke venue management
✅ Tip 2: Sisipkan Buffer 15 Menit
Jangan jadwalkan acara "sampai habis". Selalu sisipkan buffer 15 menit di akhir rundown untuk:
- Penutupan acara yang natural tanpa terburu-buru
- Foto bersama peserta (sering lupa dihitung!)
- Pembersihan singkat area oleh staff venue
✅ Tip 3: Siapkan Plan B untuk Sesi Penutup
Jika acara ada bagian interaktif (Q&A, polling, diskusi terbuka), batasi durasinya. Contoh: siapkan maksimal 3 pertanyaan untuk sesi Q&A, dan punya closing yang sudah pasti — jadi walaupun interaksi berjalan panjang, kamu tetap punya kontrol total waktu.
Q: Apa yang Terjadi Jika Melebihi Batas Booking?
Jika tim kamu melewati jam akhir yang disepakati:
- Staff venue akan memberi reminder 10 menit sebelum batas akhir — hal ini untuk memberi kesempatan kamu menyelesaikan acara dengan rapi.
- Overtime akan dikenakan mulai menit pertama kelebihan.
- Biaya akan dicatat dan ditagihkan via invoice pelunasan atau tambahan DP — tergantung fase pembayaran yang sedang berjalan.
- Tidak ada pengembalian — semua pembayaran non-refundable.
⚠️ Catatan penting: Overtime tidak bisa diajukan sebagai klaim force majeure. Jika kamu butuh durasi ekstra, atur dari awal melalui quotation, bukan pas acara sudah berlangsung.
Q: Bayar Overtime — Kapan dan Bagaimana?
Biaya overtime akan muncul di invoice pelunasan (atau tambahan DP jika belum lunas), setelah acara selesai. Metode pembayaran:
- Bank Mandiri 124.00.1065195.9 a.n. PT Pilar Inspirasi Citra
- Karena kami Non-PKP, berlaku PPh Pasal 4(2) 10% dari total transaksi — sudah termasuk dalam invoice.
Invoice akan dikirim ke grup PICCS inv-quot (Telegram) untuk persetujuan manager dan finance sebelum final.
📋 Bonus: Template Rundown 4-Jam Optimal untuk The Sanctuary
Berikut contoh rundown 4 jam yang telah kami uji di banyak acara seminar/sekunder di The Sanctuary — tanpa overtime:
| Jam | Kegiatan | Notes |
|---|---|---|
| 18.30–19.00 | Registrasi & coffee (area luar) | Buffer masuk, BAJA 30 menit |
| 19.00–19.05 | Pembukaan & housekeeping | MC ke panggung, cek sound |
| 19.05–19.30 | Sesi 1: Presentasi utama | 25 menit + 5 menit transisi |
| 19.30–19.55 | Sesi 2: Presentasi tamu | 25 menit + 5 menit transisi |
| 19.55–20.20 | Diskusi panel / Q&A live | 25 menit (maks 3 pertanyaan) |
| 20.20–20.30 | Closing + sesi foto cepat | 10 menit, terukur! |
| 20.30 | End — wajib kosongkan ruangan |
🧠 Trick: Selalu jadwalkan acara selesai 30 menit sebelum batas akhir booking. Ini jadi "cushion aman" kalau ada sesi yang agak over.
Ketahui Juga: Kebijakan Penting Sebelum Kamu Booking
Sebelum kita sampai ke CTA, pastikan kamu paham aturan penting di PIC Creative Space:
- Survey wajib — minimal 1 kunjungan ke venue sebelum booking (GRATIS!)
- Technical Meeting — 1 jam, dilaksanakan 1x24 jam sebelum acara (onsite/online)
- Pembayaran via bank transfer — Bank Mandiri a.n. PT Pilar Inspirasi Citra
- Non-PKP — PPh Pasal 4(2) 10% sudah termasuk
- Kebijakan F&B — hanya minuman dari KRYO Cafestore yang boleh di premises
- No smoking/vaping — denda Rp 500.000 per orang pelanggar
Jadwalkan Technical Meeting Gratis — 1 Jam Saja, Bisa Onsite atau Online
Dari ketiga tips di atas, jelas bahwa technical meeting adalah kunci utama untuk menghindari overtime. Di PIC Creative Space, TM disediakan secara gratis selama 1 jam, dan kamu bisa pilih:
- Onsite — datang ke venue, lihat langsung layout ruangan, cek sound system & proyektor
- Online — via Zoom/Google Meet, cocok kalau lokasi kamu jauh
Gunakan sesi ini untuk dry-run rundown, soundcheck jika ada live music, dan sinkronisasi timeline antara tim kamu dan tim operasional venue. Ini satu-satunya cara untuk benar-benar know your timeline sebelum hari H.
Overtime Tak Perlu Jadi Misteri Lagi
Dengan tarif Rp 1.900.000/jam untuk The Sanctuary, Rp 800.000/jam untuk The Dwelling, dan Rp 500.000–750.000/jam untuk Salt & Light, overtime bisa menyita sebagian besar dari budget acaramu — apalagi kalau kamu hanya 30 menit lewat. Tapi dengan rundown terukur, buffer 15 menit, dan technical meeting gratis, kamu bisa menjaga acara tetap tepat waktu tanpa biaya tambahan.
Jika kamu baru mau mulai perencanaan, langkah pertama yang tepat adalah jadwalkan survey (wajib) dan technical meeting (gratis) dengan tim kami. Kami akan bantu hitung biaya akurat dan siapkan rundown optimal agar acaramu selesai tanpa overtime.
🏠 Lokasinya? Wisma Staco Lantai Ground, Jl. Raya Casablanca kav.18, Tebet, Jakarta Selatan 12870 — 24 jam, Senin–Minggu.
Butuh bantuan merencanakan event? Hubungi kami di WA atau email info@piccreativespace.id
