Hi Creative Friends!
Salah satu pertanyaan yang paling sering masuk ke WhatsApp kami setelah calon penyewa selesai survey itu soal overtime. Ini beberapa contoh pertanyaan nyata:
"Kalau acaranya 4 jam, tapi takutnya mundur, berarti mesti bayar extra 1 jam ya?"
"Melewat 5 menit doang langsung bayar per jam penuh ya kak?"
Pertanyaan-pertanyaan ini muncul terus dari percakapan lead di PIC Creative Space, seiring tren pencarian "gathering Jakarta" yang sedang naik. Orang butuh kepastian — berapa sih biaya overtime, dan gimana hindarinya sama sekali?
Artikel ini menjawab semua pertanyaanmu soal overtime, lengkap dengan contoh perhitungan, harga per ruang, dan tiga tips praktis biar acaramu nggak pernah terlambat lagi.
Q: Bagaimana Cara Hitung Biaya Overtime di PIC Creative Space?
Ini sederhana. Di PIC Creative Space, overtime dihitung per jam dari menit pertama — artinya, seberapa pun kamu melewati batas jam booking, kamu bayar satu jam penuh. Jadi, kalau acaramu telat 30 menit saja, kamu tetap bayar 1 jam penuh sesuai tarif normal.
Tarif overtime = tarif normal per jam. Promo, diskon, atau paket khusus nggak bisa digabungkan.
Contoh perhitungan:
- Kamu sewa The Sanctuary selama 4 jam (09.00-13.00), tarif normal Rp 1.900.000/jam.
- Acara berjalan sampai pukul 13.30, jadi lewat 30 menit.
- Biaya overtime = 1 × Rp 1.900.000 = Rp 1.900.000.
Nggak ada perhitungan pecahan menit — konsepnya dibulatkan ke atas jadi 1 jam penuh. Ini buat menjaga fleksibilitas tim operasional dan kualitas fasilitas yang dipakai di sesi berikutnya.
Q: Berapa Harga Overtime Per Jam?
Harga overtime setara dengan tarif per jam ruangan yang kamu sewa, sesuai tabel di bawah ini:
| Ruangan | Tarif Normal/Jam | Overtime/Jam (sama) | Kapasitas |
|---|---|---|---|
| The Sanctuary | Rp 1.900.000 | Rp 1.900.000 | 150 pax |
| The Dwelling | Rp 800.000 | Rp 800.000 | 30 pax |
| The Salt | Rp 500.000 | Rp 500.000 | 8 pax |
| The Light | Rp 550.000 | Rp 550.000 | 8 pax |
| Salt & Light (gabung) | Rp 750.000 | Rp 750.000 | 16 pax |
Fakta kunci: semua pembayaran di PIC Creative Space bersifat NON-REFUNDABLE, NON-RESCHEDULABLE, dan NON-CANCELLABLE (kecuali force majeure). Jadi, hindari biaya overtime sejak tahap perencanaan, bukan pas hari-H.
Q: Cara Hindari Overtime? Ini 3 Tips yang Selalu Kami Rekomendasikan
Berdasarkan ratusan pesan masuk dari calon penyewa akhir-akhir ini, tiga tips berikut paling efektif:
Tip 1: Atur rundown detail lewat Technical Meeting.
Technical Meeting wajib dilakukan, durasinya 1 jam, dan bisa onsite atau online. Pakai sesi ini buat memastikan:
- Setiap sesi presentasi punya timing-nya sendiri, misal 20 menit presentasi + 5 menit Q&A.
- Setup mikrofon dan proyektor udah selesai 15 menit sebelum acara dimulai.
- Semua tim produksi tahu deadline handover ke venue management.
Tip 2: Sisipkan buffer 15 menit.
Jangan jadwalkan acara "sampai habis". Selalu sisipkan buffer 15 menit di akhir rundown untuk:
- Penutupan acara yang natural tanpa terburu-buru.
- Foto bersama peserta — ini yang paling sering lupa dihitung waktunya.
- Pembersihan singkat area oleh staff venue.
Tip 3: Siapkan plan B untuk sesi penutup.
Kalau acara ada bagian interaktif seperti Q&A, polling, atau diskusi terbuka, batasi durasinya. Contohnya siapkan maksimal 3 pertanyaan untuk sesi Q&A, dan punya closing yang sudah pasti — jadi walaupun interaksinya panjang, kamu tetap punya kontrol penuh atas waktu.
Q: Apa yang Terjadi Jika Melebihi Batas Booking?
Kalau tim kamu melewati jam akhir yang disepakati:
- Staff venue akan memberi reminder 10 menit sebelum batas akhir, biar kamu bisa menutup acara dengan rapi.
- Overtime akan dikenakan mulai menit pertama kelebihan.
- Biaya akan dicatat dan ditagihkan lewat invoice pelunasan atau tambahan DP, tergantung fase pembayaran yang sedang berjalan.
- Tidak ada pengembalian — semua pembayaran non-refundable.
Catatan penting: overtime nggak bisa diajukan sebagai klaim force majeure. Kalau kamu butuh durasi ekstra, atur dari awal lewat quotation, bukan pas acara sudah berlangsung.
Q: Bayar Overtime — Kapan dan Bagaimana?
Biaya overtime akan muncul di invoice pelunasan (atau tambahan DP kalau belum lunas), setelah acara selesai. Metode pembayarannya:
- Bank Mandiri 124.00.1065195.9 a.n. PT Pilar Inspirasi Citra.
- Karena kami Non-PKP, berlaku PPh Pasal 4(2) 10% dari total transaksi — sudah termasuk dalam invoice.
Invoice final akan dikonfirmasi oleh tim finance dan manager sebelum dikirim ke kamu, jadi angkanya pasti sudah final.
Bonus: Template Rundown 4 Jam Optimal untuk The Sanctuary
Berikut contoh rundown 4 jam yang sudah kami uji di banyak acara besar di The Sanctuary — tanpa overtime:
| Jam | Kegiatan | Notes |
|---|---|---|
| 18.30–19.00 | Registrasi & coffee (area luar) | Buffer masuk, 30 menit |
| 19.00–19.05 | Pembukaan & housekeeping | MC ke panggung, cek sound |
| 19.05–19.30 | Sesi 1: Presentasi utama | 25 menit + 5 menit transisi |
| 19.30–19.55 | Sesi 2: Presentasi tamu | 25 menit + 5 menit transisi |
| 19.55–20.20 | Diskusi panel / Q&A live | 25 menit (maks 3 pertanyaan) |
| 20.20–20.30 | Closing + sesi foto cepat | 10 menit, terukur! |
| 20.30 | End — wajib kosongkan ruangan |
Trick: selalu jadwalkan acara selesai 30 menit sebelum batas akhir booking. Ini jadi cushion aman kalau ada sesi yang agak over.
Ketahui Juga: Kebijakan Penting Sebelum Kamu Booking
Sebelum sampai ke CTA, pastikan kamu paham aturan penting di PIC Creative Space:
- Survey wajib — minimal 1 kunjungan ke venue sebelum booking (GRATIS!).
- Technical Meeting — 1 jam, dilaksanakan 1x24 jam sebelum acara (onsite atau online).
- Pembayaran via bank transfer — Bank Mandiri a.n. PT Pilar Inspirasi Citra.
- Non-PKP — PPh Pasal 4(2) 10% sudah termasuk.
- Kebijakan F&B — cuma minuman dari KRYO Cafestore yang boleh di premises.
- No smoking/vaping — denda Rp 500.000 per orang pelanggar.
Jadwalkan Technical Meeting Gratis — 1 Jam Saja, Bisa Onsite atau Online
Dari ketiga tips di atas, jelas bahwa Technical Meeting adalah kunci utama buat menghindari overtime. Di PIC Creative Space, TM disediakan secara gratis selama 1 jam, dan kamu bisa pilih:
- Onsite — datang ke venue, lihat langsung layout ruangan, cek sound system dan proyektor.
- Online — via Zoom atau Google Meet, cocok kalau lokasimu jauh dari Tebet.
Pakai sesi ini buat dry-run rundown, soundcheck kalau ada live music, dan sinkronisasi timeline antara tim kamu dan tim operasional venue.
Overtime Tak Perlu Jadi Misteri Lagi
Dengan tarif Rp 1.900.000/jam untuk The Sanctuary, Rp 800.000/jam untuk The Dwelling, dan Rp 500.000-750.000/jam untuk Salt & Light, overtime bisa menyita sebagian besar budget acaramu — apalagi kalau cuma lewat 30 menit. Tapi dengan rundown terukur, buffer 15 menit, dan technical meeting gratis, kamu bisa jaga acara tetap tepat waktu tanpa biaya tambahan.
Kalau kamu baru mau mulai perencanaan, langkah pertama yang tepat adalah jadwalkan survey (wajib) dan technical meeting (gratis) dengan tim kami. Kami akan bantu hitung biaya akurat dan siapkan rundown optimal. Belum tahu ruangan mana yang pas? Lihat panduan pilih ruang event Jakarta sesuai format, dan baca juga tips budgeting di biaya sewa event space per jam vs paket.
Lokasinya? Wisma Staco Lantai Ground, Jl. Raya Casablanca kav.18, Tebet, Jakarta Selatan 12870 — 24 jam, Senin-Minggu.
Do you need a space? BOOK NOW!
Butuh bantuan merencanakan event? Hubungi kami di WA atau email info@piccreativespace.id
