Corporate Gathering Akhir Tahun & Team Building di Jakarta: Layout Round Table, F&B, dan Alur Budget

Hi Creative Friends!

Rencana gathering akhir tahun atau team building tahun ini udah mulai ada di kepala banyak orang. Menjelang Q4, sebagian besar tim perusahaan dan komunitas sudah mulai brainstorming konsep, daftar tamu, dan tentu saja budget-nya. Masalahnya, gathering yang terasa berkesan nggak selalu butuh budget besar — yang dibutuhkan justru pemilihan ruangan yang pas, layout yang mendukung interaksi, dan perencanaan F&B yang realistis.

Layout Round Table — Kapan Cocok dan Kapan Nggak

Layout round table adalah pilihan yang sering muncul buat gathering yang ingin memperkuat interaksi antar tamu. Setiap meja nggak cuma soal tempat duduk, tapi juga soal dinamika obrolan. Berikut beberapa pertimbangan baku:

1. Round table lebih baik buat diskusi kelompok kecil. Jumlah orang per meja idealnya 6–8 pax, di mana semua orang tetap bisa melihat satu sama lain tanpa harus bersuara keras. Kalau tujuannya presentasi besar, layout ini bisa menggangu jarak pandang ke depan.
2. Cocok untuk workshop interaktif dan planning session. Ketika tujuannya ada output spesifik — misalnya ide gathering tahun depan, perencanaan proyek, atau brainstorming — round table memudahkan setiap peserta menyumbang ide.
3. Perlu penyesuaian layout fisik. Kamu harus hitung berapa meter persegi per meja, path antar meja, dan ruang untuk MC atau speaker jika diperlukan. Di ruangan kecil, terlalu banyak round table bisa bikin jalur lewat sempit.
4. Lebih fleksibel kalau jumlah tamu belum fix. Kamu bisa mulai dengan 4–6 meja dan menyesuaikan nanti tanpa harus memindah tabel besar.

Di PIC Creative Space, The Dwelling (67,32m², 30 pax) dan The Salt & Light gabung (37,97m², 16 pax) punya ruang cukup untuk round table intim. Kalau jumlah peserta melebihi 30 butuh ruang lebih lega, The Sanctuary (144,75m², 150 pax) memberi pilihan yang lebih luas. Untuk tips membandingkan ruangan berdasarkan format acaramu, baca panduan memilih event space Jakarta Selatan untuk berbagai jenis acara.

Kebutuhan F&B yang Perlu Direncanakan

F&B bukan sekadar isi meja, tapi bagian dari kenyamanan peserta selama acara berlangsung. Beberapa hal yang perlu diperhitungkan:

1. Durasi acara menentukan jumlah porsi. Gathering 2 jam dengan session ringan cuma butuh finger food dan minuman. Kalau acara memakan waktu 5 jam ke atas, termasuk waktu istirahat atau makan siang, kamu butuh estimasi porsi yang lebih matang.
2. Jenis acara menentukan format penyajian. Dinner gathering, workshop with break, atau nonton bareng punya pola konsumsi berbeda. Acara nonton bareng atau karaoke misalnya, peserta lebih banyak mengonsumsi snack dan minuman daripada makan berat.
3. Fasilitas minuman di venue terbatas pada KRYO coffee dan tea. Di PIC Creative Space, yang tersedia secara internal adalah KRYO coffee dan tea. Kalau kamu butuh catering atau minuman lain, koordinasikan dulu sebelum acara agar nggak bentrok dengan kebijakan venue.
4. Hitung juga waktu persiapan F&B. Waktu pengiriman, pengecekan suhu makanan, dan bentuk piring yang dipakai bisa menghindari antrian di meja-meat.

Untuk gathering akhir tahun yang melibatkan lebih dari 30 orang, tim yang bertanggung jawab perlu menyiapkan estimasi makanan terpisah dari sewa ruangan. Semakin detail perhitungan awal, semakin sedikit perubahan di hari-H.

Cara Menghitung Budget Gathering Perusahaan

Budget gathering sering melebar karena ada banyak komponen kecil yang tidak direncanakan. Selain biaya sewa ruangan, kamu perlu memasukkan F&B, dekorasi sederhana jika ada, dan layanan pendukung jika diperlukan. Berikut urutan perhitungannya:

1. Tentukan durasi sewa dan ruangan utama. Tarif per jam di PICCS berlaku untuk semua ruangan. Contoh: The Sanctuary Rp 1.900.000/jam, The Dwelling Rp 800.000/jam, The Salt Rp 500.000/jam, The Light Rp 550.000/jam, dan Salt & Light gabung Rp 750.000/jam. Kalikan dengan jumlah jam yang diperlukan.
2. Hitung estimasi F&B per peserta. Bila kamu menyediakan makan ringan untuk 30 peserta, perhitungannya jadi lebih terarah. Ada baiknya menetapkan anggaran per orang sebelum membandingkan vendor.
3. Sisipkan biaya tambahan potensial. Kabel, sound system, panggung kecil, atau dekorasi tertentu bisa jadi ekstra. Semakin banyak elemen yang harus disiapkan, semakin besar anggaran yang dialokasikan untuk hal teknis.
4. Lihat overtime sebagai variabel nyata. Jika acara berjalan di luar waktu yang disepakati, penambahan tarif per jam berlaku. Tujuan perencanaan adalah menghindari biaya tersembunyi yang muncul mendadak.
5. Kumpulkan angka-angka dalam satu tabel perbandingan. Buat tabel kecil berisi ruangan, durasi, tarif utama, estimasi F&B, dan tambahan lain. Dengan begitu, kamu punya gambaran total sebelum menyetujui penawaran apa pun.

Contoh estimasi sederhana: gathering 3 jam di The Dwelling untuk 25 peserta, dengan asumsi F&B ringan dan tanpa dekorasi berat. Kamu cukup membandingkan tarif per jam, estimasi makanan, dan penyesuaian kecil di hari-H. Untuk angka lengkap semua ruangan, cek daftar harga sewa event space PICCS 2026.

Checklist Sebelum Menetapkan Ruangan

Agar gathering akhir tahun kamu nggak kaget di tengah jalan, berikut hal yang wajib dicek sebelum booking:

1. Hitung jumlah tamu dan pilih ruangan yang tidak penuh. Kapasitas yang pas lebih penting daripada ruangan yang terlalu besar atau terlalu sempit.
2. Koordinasi F&B lebih awal. Ingat bahwa venue hanya menyediakan KRYO coffee dan tea. Jika kamu butuh menu lengkap, atur supplier makanan terpisah.
3. Siapkan technical meeting. Technical meeting wajib dilakukan, bisa secara online atau onsite, supaya tim internal venue tahu apa yang kamu butuhkan seputar sound system, proyektor, atau pencahayaan.
4. Survey dulu sebelum finalisasi. Survey wajib satu kali sebelum booking. Datang langsung ke venue memudahkan kamu memastikan kondisi ruangan, akses, dan kelengkapan yang kamu butuhkan.

Penutup

Corporate gathering akhir tahun dan team building bukan sekadar soal rentang budget. Layout, makan dan minuman, serta alur perhitungan yang jelas sama pentingnya buat acara yang berjalan lancar. Di PIC Creative Space, kamu bisa memilih ruangan sesuai jumlah tamu dan kebutuhan interaksi, dari round table kecil di The Salt & Light hingga ruang lebih lega di The Sanctuary.

Do you need a space? BOOK NOW!

Butuh bantuan merencanakan event? Hubungi kami di WA atau email info@piccreativespace.id